田村憲孝 営業メールの作成は、1通あたり少なくとも10〜20分かかる作業です。資料請求へのお礼、商談後のフォロー、日程調整と、1日に書く本数を考えると、メール作成だけで1時間以上を使っている営業担当者は少なくありません。
ChatGPTを使うと、メールの下書き作成を1通あたり数分に短縮できます。この記事では実際のプロンプトを使って、1通の営業メールを最初から完成まで作る手順を紹介します。
はじめに:この記事で扱う「営業メール」の範囲
先に前提をお伝えします。この記事で扱うのは、自社の商品やサービスに興味を持ってくれた方に送るメールです。たとえば、資料を請求してくれた方、セミナーや展示会で自社のサービスに関心を示してくれた方、過去に商談をした方などです。
一方、次のようなメールは、ウェブタイガーでは一切おすすめしません。
- 企業サイトの問い合わせフォームを使った営業
- 名刺交換をしただけの相手への一方的な営業
- SNSでつながって即送りつける営業DM
- 入手したリストへ機械的に送りつける営業メール
こうしたメールは相手の業務の妨げになるだけでなく、送った会社への信頼も損ないます。SNSの場合だと、あなたは「無差別に自社の利益だけのためにスパムDMを送りつける人」というレッテルを貼られます。ChatGPTで効率化してよいのは「数を送ること」ではなく、関係のある相手への丁寧なメールを、速く書くことと私は考えています。この前提のうえで、手順に進みます。
準備:ChatGPTに渡す情報を整理する
メールの下書きを作る前に、次の3点をメモにまとめます。このポイントが曖昧なままだと、AIからは当たり障りのない文面しか出てきません。
- 相手:どんな経緯で自社に興味を持ってくれた、どんな立場の方か(例:研修資料をダウンロードした人事担当者)
- 目的:このメールで相手にしてほしい行動(例:30分のオンライン打ち合わせの日程をもらう)
- 自社の提供内容:ひとことで言える強み(例:実務演習中心の法人向け生成AI研修)
※プロンプトには相手の会社名・担当者名などの固有名詞や個人情報は入力しないでください。「◯◯株式会社」「ご担当者様」という表現で下書きを作り、送信前に本文を調整して自分で差し込みます。
手順1:最初のプロンプトで下書きを作る
整理した3点を、次の型に当てはめて入力します。
あなたは法人営業の担当者です。以下の条件で営業メールの下書きを作成してください。
・相手:当社サイトから生成AI研修の資料をダウンロードしてくれた企業の人事担当者
・目的:資料請求へのお礼と、30分のオンライン打ち合わせのご提案
・当社:法人向けの生成AI研修を提供。実務に即した演習中心が特長
・条件:400字以内。件名も提案する。売り込み色を抑え、資料の感想や疑問を気軽に聞ける雰囲気にする
手順2:修正指示で整える
1回目の出力をそのまま使うのではなく、続けて修正を指示します。よく使う修正指示は次の3つです。
・もっと短くしてください。要件が3行で伝わるようにしてください
・「〜させていただきます」の重複を減らし、簡潔な敬語にしてください
・件名を、開封したくなる具体的なものに3案出してください
ChatGPTと対話しながら1〜2往復すると、下書きの品質が大きく変わります。1回の指示で完璧な文面を出させようとするより、短い修正指示を重ねることをおすすめします。
手順3:送信前に自分で仕上げる
研修などでよく聞くのが「AIでメールを書くと、どうもAIっぽさが出てしまう」という声です。ここを解消する最後の仕上げは人間の仕事です。チェックするのは次の3点です。
- 固有名詞の差し込み:会社名・担当者名・日付を正しく入れる(ワードやメモ帳などの検索・置換機能を使うと良いでしょう)
- 事実確認:ChatGPTが補った実績・数字の表現(「多くの企業で〜」など)が自社の実態と合っているか確認し、盛られた表現は削る
- AIらしさを消す:「〜でございます」の過剰な連続や、不自然に整いすぎた段落は、自分の普段の文体に直す
フォローアップメールにも同じ型が使える
商談後のお礼や資料送付のメールも、「相手・目的・条件」を差し替えるだけで同じ型で作れます。
以下の条件でフォローアップメールを作成してください。
・相手:本日オンライン商談をした企業の人事担当者
・目的:お礼と、商談で話題に出た研修資料の送付。次回打ち合わせの候補日を3つ提示
・条件:300字以内。商談の御礼→資料の案内→候補日の順
営業メールをChatGPTで書く手順を紹介しました。下書きはAIに任せ、人間は「相手と目的の整理」と「送信前の仕上げ」に集中するという分担ができると、メール作成の時間は大きく減ります。興味を持ってくれた方への返信を、これまでより速く、丁寧に返す。ChatGPTはそのための道具として使ってください。
営業職のChatGPT活用の全体像は、「営業職のChatGPT活用 完全ガイド」で紹介しています。
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