田村憲孝 会議で決まったはずのことがまったく進んでいない。担当者にタスクを出したはずなのに、誰も手を付けていない。原因を探ると会議の直後に「決まったこととタスクを整理して参加者に共有する」「進捗状況をチェックする」という作業が、他の業務に押されて後回しになっている。こんな状況、御社でもあるのでは??
生成AIを使うと、一連の「会議後の情報共有」作業を、会議中の走り書きメモを使って10分程度で片づけられるようになります。この記事では、議事メモの仕分け、参加者への共有文の作成、自分のフォロー用タスクリストの作成までを、プロンプト付きで紹介します。ChatGPT・Claude・Gemini・Copilotなど、どのAIツールでも応用できます。
手順1:議事メモを仕分ける
会議中のメモは、自分だけが読めればよい走り書きで構いません。たとえば次のような状態です。
AIへのメモの共有方法は3通りあります。PCやスマホのメモ帳アプリに記録したメモならそのままコピーして貼り付け、紙の手書きメモはスマホで撮影して画像を添付し「読み取ってテキスト化してください」と指示、ZoomやTeamsなどの会議ツールに文字起こしや議事録が残っている場合はその記録をコピーして貼り付けます。
メモがテキストになったら、次のように指示します。
以下は会議の走り書きメモです。次の4つに仕分けて整理してください。
・決まったこと
・タスク(担当と期限があれば担当と期限も)
・持ち越しになった論点
・次回の予定
メモに書かれていないことは勝手に補わず、不明な点は「不明」と書いてください。
(ここにメモを貼り付け)
最後の一文「メモに書かれていないことは勝手に補わない」と記入しておくことがポイントです。生成AI自身は会議に出席していないため、明確に指示しておかないと、それらしい内容を勝手に補って出力することがあります。担当や期限が「不明」となっている項目は、記憶が新しいうちに自分で埋めます。
手順2:参加者への共有文に仕上げる
仕分けた結果をそのまま参加者への展開に使います。続けて次のように指示します。
この整理結果をもとに、会議の参加者に送る共有文を作成してください。
・構成:決まったこと→タスク(誰が・いつまでに・何をするか)→持ち越しになった論点→次回の予定
・チャットにそのまま貼れる形で、あいさつ文は不要です
・300字以内
それぞれの担当に割り当てられたタスクを「誰が・いつまでに・何をするか」の形で明文化して共有しておくと、次の会議の冒頭で「そもそも何が決まっていたか」の確認に時間を使わずに済みます。「不明」のまま残った担当・期限は、共有文を送る前に必ず埋めてください。
送信前の内容確認は人間の仕事です。決定事項・担当・期限が自分の記憶とメモに記した内容に合っているかを確認してから送ります。
手順3:自分のフォロー用リストにして、すぐ転記する
最後に、タスクを自分の管理用リストにします。
タスクを、期限順のチェックリストにしてください。1行1タスク、「期限:担当:タスク内容」の形式で出力してください。
私の場合は自身に割り当てられたタスクの内容と期日を、会議が終わったらすぐにタスク管理ツールに転記するようにしています。「あとでまとめて転記しよう」と置いておくと、それ自体忘れてしまって関係者にめちゃめちゃ迷惑をかけたことも過去に幾度もあったからです。お恥ずかしい。
出力形式をチェックリストの形にしておくと、タスク管理ツールへの登録はコピーして貼り付けるだけで済みます。
ここまで、メモの仕分けから転記まで、慣れれば10分かかりません。
そのまま使えるプロンプト
この記事で使ったプロンプトを、貼り付けて使える形でまとめます。
議事メモの仕分け用
以下は会議の走り書きメモです。「決まったこと」「タスク(担当と期限つき)」「持ち越しになった論点」「次回の予定」の4つに仕分けて整理してください。メモに書かれていないことは勝手に補わず、不明な点は「不明」と書いてください。
共有文用
この整理結果をもとに、会議の参加者に送る共有文を作成してください。構成は、決まったこと→タスク(誰が・いつまでに・何をするか)→持ち越しになった論点→次回の予定。チャットにそのまま貼れる形で、あいさつ文は不要です。300字以内。
注意点:AIは会議に出席していない
生成AIが知っているのはあなたが貼り付けたメモの内容だけです。発言の意図やニュアンスまでは分かりません。決定事項・担当・期限の3点は、必ずメモの原本やあなたの記憶と突き合わせてから展開してください。
※最後に、入力する情報についての注記です。会議のメモには参加者の名前や社内の数字が含まれます。生成AIに入力する前に、次のようなルールを決めておきます。
- 参加者の名前は「営業チーム」「総務」のような役割名・部署名に置き換える
- 金額や社外秘の数字は「予算」「目標値」のような言葉に置き換えるか、メモから外す
- 人事評価や個人の処遇に関わる会議は、この記事の手順の対象にしない
会社で生成AIの利用ルールが決まっている場合は、そちらが最優先です。
ここまで、会議の決定事項とタスクを生成AIで整理して共有する手順をお伝えしてきました。メモの仕分けと共有文の下書きは生成AIに任せ、人間は事実の確認と、決まったことを実際に前に進めることに集中する。この役割分担ができると、会議後の情報共有と進捗チェックは「時間があるときにやる作業」から「会議直後の10分で終わる作業」に変わります。
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