田村憲孝 月次の売上データは毎月上がってくるのに、数字をじっくり読みとる時間が取れない。それでも会議では「先月の数字が下がった理由」の説明を求められる(上がってたらそんなに深く考えなくてもいいんですけどね)。数字を眺めて終わり報告はなんとかその場でしのぐという状態、心当たりのある管理職の方は多いはずです。
生成AIは、データの傾向整理と原因や仮説の洗い出しという、数字を読み解く作業の下働きに向いています。この記事では、月次売上データを題材に、生成AIに傾向を要約させ、原因や仮説を洗い出し、経営会議向けの報告文に整えるまでの手順を紹介します。
はじめに:前提と、データを渡す前の注意
手順はChatGPT・Claude・Gemini・Copilotのどれでもほぼ同じです。いずれもExcelやCSVファイルの読み込みに対応しています。あなたの会社で利用が許可されているツールを使ってください。
もう1つ、売上データは機密情報のかたまりです。渡す前に次を確認します。
- 顧客名・取引先名が入った明細は、そのまま入力しない(「顧客A」などに置き換えるか、入力データが学習に使われない環境を使う)
- 全社の確定前数値や未公表の業績は、会社のルールで許可された環境以外に入れない
- 最初の練習は、実データではなくダミーデータで手順を試す
入力してよい情報の線引きと、学習されない企業向けプランの考え方は、部下の報告書・提案書を生成AIでレビューする手順の冒頭でも紹介しています。お勤め先が契約しているツールでどんな情報までアップできるかは、情報管理部門などに確認してください。
準備:データと「知りたいこと」を整理する
生成AIにデータだけを渡して「分析して」と頼むと、当たり障りのない一般論的な要約が出力されます。なのでアップロードしてプロンプトを入力する前に、以下3点を整理しておきましょう。
- データ:月次売上の一覧(商品別・部門別など。ExcelやCSVのままで構いません)
- 知りたいこと:この分析で何を判断したいか1行にする(例:先月の売上減少の主因を特定して、来月の打ち手を報告したい など)
- データに現れない事情:値上げ、キャンペーン、担当交代、競合の動きなどをメモしておく(あとで仮説の検証に使います)
手順1:まず傾向を要約させる
データのファイルを添付し、次のように指示します。
添付は当部門の月次売上データ(直近12ヶ月・商品別)です。以下を教えてください。
・全体の傾向(3行以内)
・伸びている商品・落ちている商品(それぞれ上位3つ、数字付き)
・先月に特に変化が大きかった点
ポイントは、最初から「なぜ数字が下がったのか」を聞かないことです。先に事実の整理だけをさせると、思い込みと違う動き(実は特定商品だけが落ちているなど)に気づくことができます。出てきた数字が元データと合っているかもこの段階でざっと確認しておきます。
手順2:原因仮説を複数出させる
傾向がつかめたら、続けて仮説を出力させます。
先月の売上減少について、考えられる原因の仮説を5つ挙げてください。それぞれに、確かめるために見るべきデータや確認先も添えてください
出てくる仮説は「正解」ではなく、確認の優先度を決めるためのチェックリストです。生成AIはデータの中の動きは見えますが、値上げをした、ベテランが異動した、競合が安いプランを出した、といったデータに現れない事情は記載されていない限り知りません。準備でメモした事情と仮説を突き合わせて、確認する価値のあるものを絞り込む。ここが管理職であるあなたの仕事です。
なお、管理職研修でこの演習を行うと、「事前に情報を整理しておいたことで、自分が求めていた内容が出力された」という声をよくいただきます。準備の段階で整理した「知りたいこと」と「データに現れない事情」が、そのまま出力の質に直結します。
手順3:経営会議向けの報告文に整える
確認が済んだら、報告文の下書きまで作らせます。
ここまでの分析を、経営会議向けの報告文にまとめてください。
・構成:結論 → 要因 → 来月の対応案
・数字は、上の分析で確認できたものだけを使ってください
・分量はA4半分程度
仕上げに必ず行うのが数字の照合です。生成AIは、報告文に整える段階で数字を丸めたり、もっともらしい数字を補ったりすることがあります。報告に載せる数字は、面倒でも必ず1つずつ元データと突き合わせてから使ってください。対応案も、AIの案をそのまま載せるのではなく、現実的に自部門で実行できるものであるかを確認してください。
今回は売上データの解釈と報告を生成AIで時短する手順を紹介しました。傾向の整理と仮説の洗い出しをAIに任せ、管理職は「仮説の検証」と「打ち手の判断」に集中する、という分担ができると、数字を読む時間が取れないまま報告だけ迫られる悪循環を断つことができます。会議前に30分かけるだけでも、報告の中身は変わります。
管理職の生成AI活用の全体像は、「管理職の生成AI活用 完全ガイド」で紹介しています。
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